Wybór miejsca na event firmowy to niełatwe zadanie, zwłaszcza jeśli chcesz go zorganizować w Warszawie lub okolicach. Możesz zaprosić gości do sali w centrum albo przenieść wydarzenie do eleganckiego obiektu poza granicami stolicy. Obie wizje brzmią atrakcyjnie, lecz każda zapewnia inne warunki do realizacji zaplanowanego programu. Na którą z nich się zdecydować?
Dojazd na event firmowy w Warszawie i poza miastem
Na event w centrum Warszawy goście mogą dotrzeć metrem, tramwajem lub pociągiem. Jest to korzystne rozwiązanie, gdy przyjeżdżają z różnych części miasta i kraju. Jeśli większość wybiera samochód, trzeba sprawdzić liczbę miejsc parkingowych przy obiekcie i w razie potrzeby wskazać inne parkingi w pobliżu. Bez tych informacji część uczestników będzie krążyć po sąsiednich ulicach i może spóźnić się na rozpoczęcie wydarzenia.
W ramach naszych usług organizacji eventów dla firm na wydarzenia poza Warszawą zwykle zamawiamy autokar lub busy. W takim przypadku najlepiej wyznaczyć jeden lub dwa punkty zbiórki oraz godzinę wyjazdu. Trzeba przy tym oczywiście uwzględnić możliwe opóźnienia spowodowane korkami. Przejazd 40 km w piątkowe popołudnie może zająć ponad godzinę. Z przewoźnikiem trzeba też uzgodnić, czy autokar będzie czekał przy obiekcie do końca eventu, czy odjedzie i wróci przed planowaną godziną powrotu.
Koszt organizacji imprezy firmowej a wybrana lokalizacja
Event w centrum często kosztuje mniej, zwłaszcza jeśli kończy się tego samego dnia. Firma płaci wtedy za wynajem sali, catering i obsługę, ale ogranicza wydatki na noclegi oraz wspólny transport. Zaoszczędzoną kwotę mogą jednak pochłonąć wyższa cena reprezentacyjnego lokalu na wyłączność, parkingu oraz przedłużenia imprezy po północy. Do rachunku mogą dojść także opłaty za ochronę, szatnię i sprzątanie. Poza Warszawą niezbędny budżet rośnie przede wszystkim przez noclegi i całodzienne wyżywienie. Do wydatków trzeba doliczyć transport, a salę, nocleg, wyżywienie i dostęp do terenu na atrakcje hotel może rozliczyć w jednym pakiecie za osobę. Końcowa cena może oscylować wokół kosztów wieczornego eventu w centrum.
Jak miejsce wydarzenia wpływa na frekwencję?
Na event w centrum Warszawy goście mogą przyjechać po pracy lub po ostatnim spotkaniu biznesowym, a później wrócić do domu lub hotelu o wybranej porze. Udział zajmuje wtedy tylko kilka godzin, co zwykle sprzyja frekwencji. Jednocześnie część osób wychodzi po kolacji, aby zdążyć na pociąg albo odpocząć przed kolejnym dniem. Jeśli celem wydarzenia jest integracja zespołu, główną atrakcję lepiej zaplanować przed późnym wieczorem.
Wyjazd integracyjny poza Warszawę zajmuje cały dzień, a także część następnego poranka. Wybrany termin może nie odpowiadać wszystkim zaproszonym, dlatego liczba uczestników bywa mniejsza. Osoby, które zdecydują się przyjechać, zwykle pozostają jednak do końca programu. Wspólne posiłki, przerwy i wieczorna część wydarzenia dają wtedy więcej czasu na rozmowy między ludźmi, którzy na co dzień spotykają się głównie w sprawach służbowych. Przed rezerwacją hotelu trzeba więc potwierdzić, ilu gości potrzebuje noclegu, a ilu planuje powrot tego samego dnia.
Jak dopasować czas trwania eventu firmowego do lokalizacji?
Na kilkugodzinnym evencie organizator korzysta przede wszystkim z sali, obsługi technicznej i cateringu. W centrum Warszawy można wynająć taką przestrzeń na jedno popołudnie lub wieczór. Rezerwacja obiektu poza miastem będzie natomiast lepszym wyborem wtedy, gdy firma planuje dłuższe i większe wydarzenie, do którego wykorzysta teren zewnętrzny, wyjątkowe otoczenie albo cały kompleks na wyłączność. W innym przypadku znaczna część dostępnego zaplecza pozostanie niewykorzystana. Kilkudniowa konferencja może jednak odbyć się również w centrum, jeśli możesz wynająć hotel, który zapewnia sale, noclegi i wyżywienie.
Zanim zaczniesz przeglądać oferty lokali, zastanów się, czego tak naprawdę potrzebujesz od obiektu. Czy event ma służyć prezentacji produktu, rozmowom z klientami, świętowaniu jubileuszu czy integracji pracowników? Opowiedz nam o planowanym wydarzeniu, liczbie gości i budżecie. Dobierzemy miejsce i zajmiemy się organizacją eventu w Warszawie lub okolicach.
