Podczas konferencji międzynarodowej goście powinni bez problemu śledzić wystąpienia prelegentów. Nie każdy jednak płynnie mówi w języku angielskim, dlatego organizatorzy powinni zadbać o możliwość tłumaczenia symultanicznego. Jest to jednak znacznie trudniejsze zadanie, niż mogłoby się wydawać. Co trzeba przygotować przed rozpoczęciem wydarzenia?
Ilu tłumaczy symultanicznych potrzeba na konferencję międzynarodową?
Na konferencji międzynarodowej angielski zazwyczaj pełni funkcję języka głównego, dlatego najpierw trzeba ustalić, na ile innych języków będą przekładane wystąpienia. Każdy dodatkowy język wymaga zazwyczaj dwuosobowego zespołu, ponieważ praca w pełnym skupieniu jest bardzo obciążająca. Specjaliści zmieniają się zwykle co 20–30 minut, aby ograniczyć ryzyko pominięcia liczb, nazwisk lub istotnych fragmentów wypowiedzi. Jeśli uczestnicy potrzebują przekładu na francuski i włoski, organizator powinien zatrudnić cztery osoby. Jest to niezależne od liczby słuchaczy. Zarówno ośmiu, jak i osiemdziesięciu francuskojęzycznych gości może korzystać z przekładu przygotowywanego przez tę samą parę. W przypadku delegacji z Francji, Hiszpanii, Włoch czy Turcji poziom znajomości angielskiego może być zróżnicowany. Część uczestników swobodnie śledzi prezentację, a inni gubią jej sens, gdy prelegent mówi szybko lub używa branżowych określeń. Organizując konferencję biznesową, najlepiej więc zapytać każdego gościa w formularzu rejestracyjnym, z jakiego języka chce korzystać. Liczbę specjalistów zwiększa się, gdy równolegle odbywają się inne spotkania, ponieważ jedna para tłumaczy nie może w tym samym czasie obsługiwać dwóch sal.
Jaki sprzęt przygotować do tłumaczenia symultanicznego?
Kompletny system do tłumaczenia symultanicznego zawiera kabiny, pulpity z mikrofonami i słuchawkami, nadajnik oraz odbiorniki dla uczestników. Każdy specjalista językowy potrzebuje własnego stanowiska. Liczbę odbiorników ustala się na podstawie deklaracji z formularza rejestracyjnego, a następnie dodaje 5–10% zapasu. Jeśli więc przekładu potrzebuje 120 gości, najlepiej zamówić około 130 urządzeń. Każde z nich powinno mieć naładowaną baterię i słuchawki. Przy stanowisku wydawania sprzętu trzeba również umieścić informację, który numer kanału odpowiada danemu językowi. Dźwięk z mównicy, mikrofonów panelistów, pytań publiczności, filmów i połączeń zdalnych musi najpierw trafić do kabin. Po przełożeniu wypowiedzi nadajnik przesyła ją na odpowiedni kanał w odbiornikach gości. Organizatorzy konferencji biznesowych najczęściej pomijają dźwięk z filmów odtwarzanych z laptopa. Publiczność słyszy wtedy nagranie z głośników, a do kabiny dociera jedynie pogłos z sali. Wykonawca techniczny powinien więc wcześniej otrzymać listę wszystkich źródeł dźwięku i przygotować potrzebne przewody, przejściówki oraz zapasowy mikrofon, pulpit i odbiorniki.
Gdzie ustawić kabiny dla tłumaczy w sali konferencyjnej?
Kabiny najlepiej ustawić z tyłu lub z boku sali, w miejscu z bezpośrednim widokiem na scenę i ekran. Osoby wykonujące przekład powinny widzieć, kto aktualnie zabiera głos, do którego slajdu się odnosi i jak reagują pozostali paneliści. Jest to szczególnie potrzebne podczas dyskusji, gdy uczestnicy wchodzą sobie w słowo albo odpowiadają na pytanie bez ponownego przywołania jego treści. Filar, wysoka scenografia lub telebim ustawiony pod ostrym kątem mogą wtedy utrudnić prawidłowe odczytanie kontekstu wypowiedzi. Kabiny trzeba uwzględnić w planie sali przed ustawieniem krzeseł, stoisk i dekoracji. Jest to częsty błąd, który powoduje wiele komplikacji. Organizator konferencji biznesowej musi wtedy usuwać część miejsc dla gości albo przesuwać wcześniej zaplanowane strefy. Jeśli sala nie zapewnia tłumaczom widoku na scenę, można umieścić ich w sąsiednim pomieszczeniu i przekazywać obraz z kamer. Odpowiednie rozwiązanie trzeba zatem ustalić już podczas wyboru obiektu.
Tłumaczenie symultaniczne należy uwzględnić już podczas układania programu i wyboru sali. Dodanie go po zamknięciu rejestracji może powodować trudności ze znalezieniem specjalistów lub zwiększenie kosztu potrzebnego sprzętu. Jeśli organizujesz konferencję biznesową z udziałem zagranicznych gości, skontaktuj się z nami. Zajmiemy się przygotowaniem wydarzenia oraz skoordynujemy obsługę językową z programem i pracą pozostałych wykonawców.
