Podczas organizacji eventu firmowego wiele uwagi poświęca się programowi, lokalizacji czy oprawie technicznej. Równie ważne jest jednak przygotowanie przestrzeni dla najważniejszych klientów, partnerów biznesowych i zaproszonych gości. Źle zaplanowana strefa VIP może utrudniać rozmowy, być zbyt mała i sprawiać, że uczestnicy gorzej ocenią całe wydarzenie. Na co zwrócić uwagę podczas jej przygotowania?
Gdzie umieścić strefę VIP na evencie firmowym?
Strefa VIP powinna znaleźć się blisko najważniejszych punktów programu, ale poza głównym ciągiem komunikacyjnym. Goście muszą łatwo dotrzeć do sceny, sali konferencyjnej lub foyer, a jednocześnie przebywać z dala od największego tłumu uczestników. W tej roli dobrze sprawdzają się antresole, osobne sale obok głównego pomieszczenia, loże, tarasy albo wydzielone sektory przy scenie. Podczas organizacji eventu firmowego trzeba sprawdzić widoczność i akustykę tego miejsca, a także drogę od drzwi wejściowych. Strefa VIP powinna mieć osobne oznaczenie i pracownika ochrony, który weryfikuje tożsamość uczestników.
Co powinno znajdować się w strefie VIP na evencie firmowym?
Wyposażenie strefy VIP powinno odpowiadać rodzajowi wydarzenia i potrzebom gości. Podczas krótkiego bankietu zwykle wystarczą stoliki koktajlowe i kilka miejsc siedzących, natomiast na konferencjach, galach i wielogodzinnych spotkaniach lepiej zapewnić kanapy, fotele oraz stoliki, przy których można odłożyć dokumenty lub laptopa. Należy również zadbać o większą ilość miejsca pomiędzy stolikami niż w ogólnodostępnej części wydarzenia. Goście VIP często prowadzą rozmowy biznesowe lub spotkania z partnerami, dlatego swoboda poruszania się i możliwość spokojnej rozmowy są równie ważne, jak samo wyposażenie. Warto również zorganizować osobny punkt z napojami lub cateringiem przeznaczonym wyłącznie dla gości VIP. To jeden z elementów, który wyraźnie odróżnia tę przestrzeń od pozostałej części eventu firmowego.
Jakie udogodnienia warto zapewnić w strefie VIP na evencie firmowym?
Gościom VIP trzeba zapewnić udogodnienia, które pozwolą im wygodnie spędzić na evencie firmowym nawet kilka godzin. Na większych wydarzeniach dobrze, aby mieli osobną szatnię lub dedykowaną obsługę garderoby. Dzięki temu uczestnicy nie muszą czekać w kolejkach i mają szybki dostęp do swoich rzeczy, jeśli potrzebują na chwilę wyjść. W wielu przypadkach ważnym udogodnieniem, poza osobnym cateringiem, jest także bar przeznaczony wyłącznie dla gości VIP. Warto również zapewnić wydzielone toalety, szczególnie podczas eventów firmowych z dużą liczbą uczestników. Z naszego doświadczenia możemy powiedzieć, że organizatorzy coraz częściej przygotowują także miejsca do ładowania telefonów i laptopów. Doceniają to zwłaszcza osoby przyjeżdżające na wydarzenie bezpośrednio z pracy lub lotniska.
Jak zadbać o obsługę w strefie VIP na evencie firmowym?
Goście VIP zwykle oczekują szybszej i bardziej indywidualnej obsługi niż pozostali uczestnicy wydarzenia. Z tego powodu trzeba wyznaczyć zespół odpowiedzialny wyłącznie za tę część eventu. Kelnerzy powinni na bieżąco obsługiwać gości, dbać o dostępność napojów i odpowiadać na dodatkowe prośby. Na większych wydarzeniach warto także ustalić koordynatora strefy VIP, który odpowiada za kontakt z cateringiem, ochroną i obsługą techniczną. Dzięki temu wszelkie problemy można rozwiązywać szybko, bez angażowania uczestników i zakłócania przebiegu spotkań czy rozmów biznesowych.
Dobrze zaplanowana strefa VIP powinna zapewniać gościom wygodne warunki do rozmów, odpoczynku i korzystania z atrakcji przygotowanych podczas wydarzenia. Odpowiednio dobrana lokalizacja, komfortowe wyposażenie, praktyczne udogodnienia i sprawna obsługa sprawiają, że najważniejsi uczestnicy mogą w pełni skupić się na spotkaniu i budowaniu relacji biznesowych. Jeśli zależy Ci na organizacji eventu firmowego z dopracowaną strefą VIP, skontaktuj się z nami. Pomożemy przygotować wydarzenie dopasowane do charakteru marki, liczby gości i celów spotkania.
