Ten sam budżet można przeznaczyć na krótki pobyt w Polsce albo kilkudniową podróż zagraniczną, jednak miejsce samo w sobie nie przesądza o odbiorze wydarzenia. Znaczenie mają cel projektu, profil uczestników, czas potrzebny na dojazd oraz program możliwy do zrealizowania na miejscu. Z poniższego artykułu dowiesz się, jakie kryteria porównać przed podjęciem decyzji.
Kiedy wyjazd incentive lepiej zorganizować w Polsce?
Wyjazdy incentive w kraju sprawdzają się między innymi wtedy, gdy firma ma do dyspozycji dwa lub trzy dni i chce przeznaczyć większą część czasu na wspólne aktywności, a nie na dojazd. W Polsce można połączyć pobyt w hotelu z programem miejskim, sportowym, kulinarnym lub terenowym, dopasowanym do celu wyjazdu i profilu zespołu. Organizacja wyjazdu integracyjnego obejmuje wtedy wybór miejsca, noclegów, transportu, atrakcji oraz obsługi grupy. Taki wariant dobrze sprawdza się również w przypadku większych zespołów, których uczestnicy przyjeżdżają z różnych oddziałów firmy. Błędem może być natomiast wybór pobliskiego hotelu wyłącznie ze względu na łatwy dojazd. Jeśli uczestnicy znają już obiekt z konferencji lub prywatnych pobytów, program powinien zaoferować im coś, czego nie doświadczyliby podczas zwykłego weekendowego wyjazdu.
Dlaczego wybrać zagraniczny wyjazd incentive?
Wyjazd za granicę może mocniej podkreślić nagrodowy charakter wydarzenia, szczególnie gdy uczestniczą w nim wyróżnieni sprzedawcy, partnerzy biznesowi lub klienci. Taki kierunek ma jednak sens wtedy, gdy pozwala zaplanować program, którego trudno byłoby doświadczyć bliżej siedziby firmy. Sam przelot do popularnego kurortu i pobyt w hotelu nie wystarczą, żeby stworzyć atrakcyjny wyjazd incentive. Trzeba uwzględnić dostępność połączeń, noclegów, transferów, formalności, ubezpieczenia oraz rozwiązania awaryjne na wypadek zmian w podróży. Organizacja wyjazdów integracyjnych za granicą komplikuje się też wraz ze wzrostem liczby uczestników. Przy większej grupie lepiej ograniczyć liczbę przesiadek, ponieważ każdy dodatkowy etap podróży komplikuje logistykę i zwiększa ryzyko opóźnień.
Jak budżet i czas wpływają na wybór destynacji?
Porównując wyjazd incentive w Polsce z podróżą zagraniczną, trzeba brać pod uwagę cały koszt organizacji, a nie tylko cenę hotelu. W przypadku zagranicy dochodzą między innymi bilety lotnicze, transfery, usługi lokalnych podwykonawców oraz wydatki związane ze zmianami rezerwacji. W kraju część budżetu można natomiast przeznaczyć na wyższy standard obiektu albo bardziej rozbudowany program. Duże znaczenie ma też czas, ponieważ przy trzydniowym wyjeździe kilka godzin spędzonych w podróży może skrócić pobyt na miejscu do jednego pełnego dnia. Dalszy kierunek ma więc sens wtedy, gdy harmonogram pozwala uczestnikom rzeczywiście skorzystać z pobytu, zamiast znaczną część czasu przeznaczać na przejazdy. Firma organizująca wyjazdy incentive powinna dlatego przedstawić klientowi nie tylko plan atrakcji, lecz także rzeczywisty czas potrzebny na dotarcie na miejsce i realizację programu.
Jak dopasować miejsce do uczestników i celu wyjazdu?
Przy wyborze między Polską a zagranicą trzeba sprawdzić, czy planowany program odpowiada możliwościom całej grupy. Znaczenie mają wiek uczestników, kondycja, wymagania żywieniowe, ograniczenia zdrowotne oraz preferowany poziom aktywności. Jeśli główną atrakcją zagranicznego wyjazdu incentive ma być wymagający trekking, a część zespołu nie może w nim uczestniczyć, sam kierunek traci część swojego uzasadnienia. Podobnie krajowa destynacja nie będzie dobrym wyborem, jeśli nie pozwala zrealizować programu odpowiadającego celowi wydarzenia. Dlatego już na etapie briefu dobrze określić, czy wyjazd incentive ma integrować zespół, nagradzać wyniki, motywować pracowników czy rozwijać relacje z partnerami. Następnie należy sprawdzić, która destynacja może dać najlepsze możliwości realizacji tego celu.
Przed podjęciem decyzji przygotuj dwa porównywalne warianty wyjazdu i oceń, który pozwala zrealizować ciekawszy program w dostępnych ramach organizacyjnych. Jeśli chcesz sprawniej zaplanować cały projekt, powierz wybór miejsca i organizację wyjazdu doświadczonemu zespołowi.
