Zamknięty event biznesowy skupia uczestników, którzy otrzymują dostęp do informacji przygotowanych dla określonego grona. Jeden wydruk, zdjęcie zapisane w telefonie lub załącznik wysłany do osoby spoza grupy wystarczy, by poufny materiał opuścił salę. Jak ograniczyć takie drogi wycieku? Podpowiadamy, jak zachować poufność podczas zamkniętego eventu biznesowego.
Dlaczego trzeba chronić dane podczas zamkniętych eventów biznesowych?
Podczas zamkniętego eventu biznesowego mogą być omawiane strategie rozwoju firmy, planowane fuzje i przejęcia, nowe produkty jeszcze przed premierą, rozwiązania objęte ochroną własności intelektualnej czy niepublikowane dane finansowe. Poufne informacje pojawiają się też poza główną częścią programu, np. podczas rozmów w kuluarach lub networkingu. Wyciek takich danych może ułatwić konkurencji poznanie planów firmy, osłabić jej pozycję negocjacyjną albo naruszyć ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. W przypadku spółek giełdowych przedwczesne ujawnienie części informacji może mieć również wpływ na kurs akcji. Z tych względów organizację eventów zamkniętych warto powierzyć profesjonalnej agencji.
Jak prawnie chronić poufność zamkniętego eventu biznesowego?
Przy zamkniętym evencie biznesowym można zastosować umowy NDA, które zobowiązują uczestników do zachowania określonych informacji w tajemnicy. W dokumencie warto wskazać zakres poufnych danych, czas zobowiązania oraz zasady korzystania z otrzymanych materiałów. Kolejnym zabezpieczeniem są klauzule w regulaminie wydarzenia dotyczące np. fotografowania, nagrywania czy udostępniania prezentacji osobom spoza grona uczestników. Oprócz zapisów formalnych potrzebne są też jasne instrukcje przekazane przed rozpoczęciem danej części programu. Uczestnicy powinni wiedzieć wprost, które panele, prezentacje lub informacje są objęte ścisłą tajemnicą.
Jak zapobiec wejściu osób postronnych na event?
Kolejną metodą, jaką agencje eventowe wykorzystują do zachowania poufności wydarzenia, jest odpowiednie zaplanowanie zaproszeń i weryfikacji gości. Podstawą pozostaje imienna lista uczestników, natomiast sposób kontroli przy wejściu warto dobrać do wymaganego poziomu zabezpieczenia. Goście otrzymują indywidualne zaproszenia, kody QR albo okazują dokument tożsamości. Jeśli wydarzenie obejmuje kilka stref, zakres dostępu można oznaczyć na identyfikatorze ze zdjęciem lub personalizowanej opasce. Warto też ustalić zasady zgłaszania zastępstw. Recepcja wpisuje nową osobę na listę dopiero po zgodzie organizatora.
Jak wybrać obiekt niedostępny dla osób postronnych?
Nie bez znaczenia jest również sam obiekt. Najlepiej wybrać miejsce, w którym da się wydzielić zamkniętą część dla uczestników eventu i ograniczyć dostęp z korytarzy, lobby czy restauracji. Warto sprawdzić także, którędy poruszają się pracownicy techniczni, catering i pozostali goście obiektu. Ekrany z prezentacjami nie powinny być widoczne z ogólnodostępnych przejść, a rozmowy prowadzone na sali słyszalne w sąsiednich pomieszczeniach. Osobne zaplecze dla prelegentów dodatkowo ogranicza dostęp do laptopów, dokumentów i materiałów przygotowanych przed wystąpieniem. Wynajem całego obiektu nie jest konieczny, jeśli wybraną strefę da się skutecznie oddzielić od pozostałej części budynku.
Jak zadbać o bezpieczeństwo technologiczne eventu?
Profesjonalna firma eventowa musi też zadbać o bezpieczeństwo technologiczne. W dzisiejszych czasach bez trudu przecież można nagrać telefonem czyjąś wypowiedź i zrobić zdjęcia, po czym od razu wrzucić w media społecznościowe, wysłać do prasy lub konkurencji. Poza tym uczestnikom zdarza się zgubić pendrive lub tak pracować na laptopie, że osoba szpiegująca z łatwością odczyta informacje. Przestępcy mogą również wykorzystać źle zabezpieczone Wi-Fi do kradzieży danych lub podsłuchu. Jak agencja radzi sobie z takimi wyzwaniami? Dostęp do komputerów, reżyserki i nośników powinny mieć wyłącznie wskazane osoby z obsługi. Dla uczestników trzeba wcześniej określić zasady korzystania ze smartfonów i laptopów oraz wskazać sesje objęte zakazem zdjęć i nagrań. Sprzęt produkcyjny nie powinien korzystać z ogólnodostępnej sieci hotelowej. Poufne prezentacje można oznaczyć znakami wodnymi i udostępniać przez konto z ograniczonym dostępem.
Poufność zamkniętego eventu biznesowego najlepiej zabezpieczyć przez połączenie jasnych zasad prawnych, weryfikacji uczestników, odpowiednio wybranego obiektu i zabezpieczeń technicznych. Każdy z tych elementów ogranicza inny rodzaj ryzyka, więc powinny tworzyć spójny plan. Jeśli organizujesz takie wydarzenie, wybierz agencję, która potrafi zadbać o każdy z tych obszarów.
