Brief dla agencji eventowej to punkt wyjścia do przygotowania koncepcji, harmonogramu i wyceny wydarzenia. Jeśli zapytanie jest zbyt ogólne, poszczególne oferty mogą obejmować różny zakres usług, a wtedy trudno je porównać. Im więcej konkretnych informacji trafi do agencji na początku, tym mniej dodatkowych ustaleń będzie potrzebnych później. Sprawdź, co powinno znaleźć się w briefie.
Jak opisać cel eventu i jego uczestników?
Planowanie wydarzenia powinno zacząć się od określenia jego celu i grupy uczestników. Inaczej przygotowuje się konferencję sprzedażową dla partnerów handlowych, inaczej jubileusz dla pracowników, a jeszcze inaczej premierę produktu dla klientów i mediów. Organizacja eventów dla firm wymaga też uwzględnienia liczby gości, ich profilu oraz relacji z marką. Program dla 150 handlowców będzie miał inne założenia niż kameralne spotkanie zarządu z najważniejszymi klientami. W briefie dla agencji eventowej dobrze również opisać wcześniejsze edycje, sposób komunikacji marki i elementy, których firma nie chce powtarzać. Samo hasło impreza integracyjna to za mało, jeśli wydarzenie ma np. nagrodzić pracowników za wyniki albo poprawić współpracę między zespołami, które na co dzień pracują osobno.
Jakie informacje organizacyjne podać agencji eventowej?
W briefie dla agencji eventowej trzeba jasno określić termin wydarzenia i zaznaczyć, czy firma dopuszcza inne daty. Ma to znaczenie przy sprawdzaniu dostępności obiektu, artystów i podwykonawców oraz przygotowaniu wyceny. Dobrze też podać miasto lub region, liczbę dni, orientacyjne godziny, potrzebę noclegów i sposób dojazdu uczestników. Osobno należy wskazać zakres zlecenia. Firma może powierzyć agencji całą organizację, od koncepcji i scenariusza po catering, technikę, logistykę i koordynację na miejscu, albo zlecić tylko wybrane elementy. Jeśli obiekt został już zarezerwowany, część atrakcji jest ustalona albo firma ma podpisane umowy z wybranymi podwykonawcami, takie informacje powinny znaleźć się w briefie przed przygotowaniem kosztorysu.
Czy brief dla agencji eventowej powinien zawierać budżet?
Budżet pomaga agencji dobrać rozwiązania do skali wydarzenia i oczekiwań firmy. Kwotę można podać jako maksymalny limit albo przedział, np. 120–150 tys. zł netto, z informacją, jakie wydatki mają się w nim zmieścić. Dobrze zaznaczyć w briefie dla agencji eventowej, czy budżet obejmuje obiekt, catering, technikę, honoraria, transport oraz noclegi. Przy tej samej liczbie gości jedna firma może przeznaczyć większą część środków na scenografię i multimedia, a druga na catering albo program artystyczny. Takie informacje ułatwiają przygotowanie koncepcji dopasowanej do założeń wydarzenia bez proponowania rozwiązań wykraczających poza przewidziane środki.
Jak opisać program wydarzenia w briefie?
Brief nie musi zawierać gotowego scenariusza. Powinien jednak wskazywać elementy obowiązkowe, np. wystąpienie zarządu, panel dyskusyjny, premierę produktu, galę nagród, część integracyjną czy transmisję online. Warto też opisać potrzeby dotyczące scenografii, brandingu, prezentacji, tłumaczeń, streamingu, nagłośnienia oraz zaplecza dla prelegentów. Konferencja biznesowa z kilkoma równoległymi sesjami będzie wymagała innego układu przestrzeni i obsługi technicznej niż gala dla tej samej liczby gości. W briefie dla agencji eventowej dobrze również zawrzeć datę złożenia oferty, osobę kontaktową oraz kryteria wyboru wykonawcy. Jeśli agencja ma przygotować kosztorys, moodboard, propozycje lokalizacji i wstępny scenariusz, taki zakres materiałów najlepiej wskazać już w zapytaniu.
Jeśli firma nie podjęła jeszcze części decyzji, dobrze zaznaczyć, w jakich obszarach liczy na rekomendacje agencji. W razie wątpliwości można też skorzystać z bezpłatnej konsultacji i omówić założenia wydarzenia przed przygotowaniem briefu dla agencji eventowej.
