Po kilku godzinach prezentacji i paneli pojawia się pytanie, co zrobić z dalszą częścią dnia uczestników. Organizator może zakończyć wydarzenie zgodnie z agendą albo zaplanować wieczorny punkt programu w mniej formalnej formule. Decyzja wpływa na harmonogram i sposób organizacji całego pobytu. Dowiedz się, co uwzględnić przed przedłużeniem konferencji o kolację lub spotkanie networkingowe.
Co ustalić przed przedłużeniem konferencji o część wieczorną?
Przed dodaniem części wieczornej do programu trzeba określić, jaki cel ma spełniać, ile czasu można na nią przeznaczyć oraz ilu uczestników prawdopodobnie zostanie po zakończeniu konferencji. Budżet i dostępna przestrzeń wpływają na to, czy można zaplanować pełną kolację, czy raczej krótszy networking z poczęstunkiem, natomiast charakter grupy pomaga dobrać stopień formalności spotkania. Te informacje pozwalają już określić zakres cateringu, układ przestrzeni i sposób organizacji miejsc dla uczestników. W organizacji konferencji biznesowych taki zestaw ustaleń ułatwia wybór formatu części wieczornej.
Kiedy kolacja po konferencji ma biznesowy sens?
Kolacja po konferencji sprawdza się wtedy, gdy celem są spokojniejsze i dłuższe rozmowy niż podczas krótkich przerw między panelami. Stałe miejsca przy stole sprzyjają rozwijaniu kontaktów, ale ograniczają możliwość swobodnej zmiany rozmówców, dlatego znaczenie ma odpowiednie rozmieszczenie gości. Zamiast sadzać razem przedstawicieli jednej firmy, można zestawić przy stole klientów, prelegentów i partnerów, których łączą podobne tematy lub potencjalne obszary współpracy. Przy większej liczbie uczestników dobrym rozwiązaniem jest kilka mniejszych stołów, które ułatwiają prowadzenie rozmów w bardziej kameralnych warunkach.
Jak zaplanować spotkanie networkingowe po konferencji?
Spotkanie networkingowe po konferencji powinno ułatwiać rozpoczęcie rozmowy także osobom, które wcześniej się nie znały. Przy większej liczbie gości dobrze sprawdzają się wysokie stoliki z poczęstunkiem, ponieważ uczestnicy pozostają przy nich na stojąco i nie zajmują stałych miejsc. Dzięki temu łatwiej dołączyć do rozmowy, zmienić grupę i nawiązać kontakt z większą liczbą osób. Dobrym rozwiązaniem są także strefy tematyczne związane z branżami, obszarami działalności albo tematami poruszanymi podczas konferencji. Jeśli grupa potrzebuje większego wsparcia w nawiązywaniu kontaktów, można dodatkowo zaplanować krótką moderowaną część na początku spotkania. Później uczestnicy powinni mieć już swobodę wyboru rozmówców i przemieszczania się między grupami. Trzeba też uważać na głośną muzykę i rozbudowaną część sceniczną, bo utrudniają rozmowę i odciągają uwagę od celu spotkania.
Co decyduje o frekwencji podczas części wieczornej?
Sama rejestracja na konferencję nie oznacza, że uczestnik weźmie również udział w kolacji lub spotkaniu networkingowym. Dlatego przed zamówieniem cateringu dobrze zebrać osobne deklaracje obecności podczas części wieczornej. Na rzeczywistą frekwencję wpływa także godzina rozpoczęcia i długość przerwy po ostatnim panelu. Jeśli konferencja kończy się późno, a kolejny punkt programu rozpoczyna dopiero po dłuższej pauzie, część gości może zdecydować się na wyjazd. Zbyt krótka przerwa po kilku godzinach prezentacji również nie jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ uczestnicy potrzebują czasu na odpoczynek i przygotowanie się do dalszej części wydarzenia.
Decyzję o części wieczornej dobrze podjąć już podczas układania agendy, ponieważ wpływa ona na czas zakończenia wydarzenia, catering, układ przestrzeni oraz organizację pobytu uczestników. Dzięki temu kolacja lub networking mogą zostać zaplanowane jako pełnoprawna część konferencji, a nie dodatek ustalany na ostatnim etapie.
