Wyjazd incentive jest nagrodą dla pracowników za osiągnięte wyniki, dlatego jego program powinien przede wszystkim odpowiadać temu celowi. Włączenie do niego konferencji oznacza jednak przeznaczenie części czasu na obowiązki służbowe. Czy taki element pasuje do charakteru wyjazdu i kiedy rzeczywiście ma uzasadnienie? Przeczytaj artykuł i sprawdź, kiedy połączenie obu formatów ma sens.
Kiedy warto połączyć konferencję z wyjazdem incentive?
Włączenie konferencji do wyjazdu incentive ma sens wtedy, gdy część biznesowa wspiera założenia pobytu i nie dominuje nad jego programem. Organizacja konferencji biznesowej może wówczas służyć na przykład podsumowaniu wyników, przedstawieniu dalszych planów firmy lub rozmowie z kadrą zarządzającą. W przypadku pobytu przygotowanego jako nagroda dla wyróżnionych pracowników głównym elementem powinien jednak pozostać program incentive. Kolacja w wyjątkowym miejscu, rejs, degustacja, zwiedzanie z przewodnikiem czy aktywność dla grupy nie powinny być jedynie dodatkiem między prezentacjami i panelami. Zakres części biznesowej warto więc dopasować do celu wydarzenia oraz jego uczestników. Inaczej można ułożyć pobyt dla partnerów biznesowych, a inaczej dla zespołu sprzedaży nagradzanego za osiągnięcia. Rozbudowana konferencja będzie mniej uzasadniona, jeśli uczestnicy mają spędzić znaczną część czasu na obowiązkowych prezentacjach i dyskusjach. W takich warunkach pobyt może zacząć przypominać delegację służbową zamiast wyróżnienia za osiągnięcia.
Jak zaplanować wyjazd incentive z częścią konferencyjną?
Organizację wyjazdu incentive z częścią konferencyjną najlepiej zacząć od ustalenia liczby uczestników, długości wyjazdu oraz budżetu. Na tej podstawie można zaplanować główny program incentive, a następnie określić, ile czasu rzeczywiście wymaga część biznesowa. Trzeba również uwzględnić transport, przerwy, posiłki oraz czas potrzebny na przemieszczanie się między kolejnymi punktami programu. Trzeba także przygotować wariant na niesprzyjającą pogodę i sprawdzić, czy planowane aktywności odpowiadają możliwościom całej grupy. Dzięki temu część konferencyjna może zostać wpisana w pobyt bez komplikowania organizacji pozostałych elementów wyjazdu.
Jak połączyć część merytoryczną z programem incentive?
Najlepiej rozdzielić oba elementy tak, aby każdy miał własne miejsce w harmonogramie. Krótki blok merytoryczny można zaplanować w godzinach, które nie kolidują z głównymi punktami programu incentive. Przy wydarzeniu dla kadry zarządzającej może to oznaczać poranne spotkanie strategiczne, po którym uczestnicy przechodzą do zaplanowanych na dany dzień atrakcji. Jeśli wyjazd trwa kilka dni, można zaplanować konferencję pierwszego dnia, a pozostałą część pobytu przeznaczyć na atrakcje. Wydarzenia nie warto umieszczać w porach, które utrudnią możliwość skorzystania z najważniejszych atrakcji wyjazdu. Rejs rozpoczynający się pół godziny po ostatnim panelu może okazać się trudny do zrealizowania, jeśli duża grupa musi jeszcze dotrzeć do autokarów i przejechać do przystani. Taki układ pozwala zaplanować również atrakcje wymagające dłuższego dojazdu lub kilku godzin poza obiektem, bez konieczności skracania ich ze względu na kolejne spotkanie biznesowe. Jednocześnie uczestnicy nie muszą każdego dnia przerywać programu wyjazdu ze względu na kolejne obowiązkowe spotkania.
Konferencja może uzupełnić wyjazd incentive, o ile jej obecność ma konkretne uzasadnienie i nie zmienia charakteru całego pobytu. W przypadku wyjazdu będącego nagrodą dla wyróżnionych pracowników część biznesowa powinna pozostać jedynie dodatkiem do głównego programu. Już na etapie briefu warto określić cel spotkania, liczbę uczestników, długość pobytu oraz zakres części konferencyjnej. W razie wątpliwości można skorzystać z bezpłatnej konsultacji i omówić założenia wydarzenia przed przygotowaniem zapytania.
