Firmy zapraszają na konferencje ekspertów, partnerów i klientów z różnych krajów. Wspólny temat wydarzenia nie oznacza jednak, że wszyscy goście równie swobodnie posługują się jednym językiem. Bariera komunikacyjna może utrudnić udział w wykładach, dyskusjach i rozmowach kuluarowych. Podpowiadamy, jak zorganizować konferencję dla uczestników posługujących się różnymi językami.
Jak rozpoznać potrzeby językowe uczestników konferencji?
Już podczas pierwszych ustaleń trzeba sprawdzić, jak będą prowadzone wystąpienia, panele i sesje pytań. W formularzu rejestracyjnym gość może wskazać, w jakim języku chce słuchać programu oraz w którym zamierza zabierać głos. Pytanie wyłącznie o kraj pochodzenia nie wystarczy, ponieważ nie pokazuje rzeczywistych potrzeb danej osoby. Oddzielne informacje należy zebrać od prelegentów i moderatorów. Mówca może prowadzić prezentację w swoim języku, jeżeli organizator uwzględni odpowiedni kierunek przekładu i przekaże tłumaczom materiały przed wydarzeniem. Gdy organizacja szkoleń i konferencji obejmuje sesje równoległe, deklaracje uczestników trzeba przypisać do konkretnych sal oraz godzin. Zebrane dane pozwolą określić liczbę kanałów i osób korzystających z każdego z nich. Na tej podstawie profesjonalna agencja eventowa może dobrać obsadę tłumaczy oraz zaplecze techniczne do faktycznego zapotrzebowania.
Jak dobrać sposób tłumaczenia do programu wydarzenia?
Podczas organizacji konferencji biznesowych sposób przekładu powinien wynikać z formatu poszczególnych punktów programu. Tłumaczenie symultaniczne sprawdza się podczas wykładów i paneli dla większej publiczności, ponieważ odbiorcy słyszą treść niemal równocześnie z wypowiedzią prelegenta. Pozwala to utrzymać zaplanowane godziny także wtedy, gdy dostępnych jest kilka wersji językowych. Przekład konsekutywny odbywa się po krótszych fragmentach wypowiedzi. Można go zastosować podczas kameralnego warsztatu, powitania gościa albo rozmowy, w której jedna grupa korzysta z jednego języka docelowego. Trzeba wówczas wydłużyć czas przeznaczony na daną część programu. W dyskusjach należy też ustalić, kto tłumaczy pytania z sali i odpowiedzi ekspertów. Uczestnicy powinni mówić kolejno oraz korzystać z mikrofonu, ponieważ nakładające się głosy utrudniają wierne odtworzenie treści.
Jak przygotować salę do tłumaczeń podczas konferencji?
Gdy organizacja eventów dla firm obejmuje konferencję wielojęzyczną, układ sali trzeba uzgodnić z ekipą techniczną jeszcze przed montażem. Kabiny dla tłumaczy powinny zapewniać widok sceny, prelegentów i prezentowanych materiałów. Do każdej z nich należy doprowadzić czysty sygnał z mikrofonów, w tym urządzeń używanych przez osoby zadające pytania. Przekład trafia na osobne kanały językowe, które uczestnik wybiera na odbiorniku podłączonym do słuchawek. Liczba zestawów powinna odpowiadać deklaracjom z formularza oraz obejmować zapas na dodatkowych gości i awarie sprzętu. Próbę z udziałem tłumaczy należy przeprowadzić przed rozpoczęciem wydarzenia. Technik sprawdza wtedy poziom dźwięku, zgodność oznaczeń kanałów, zasięg systemu, stan baterii oraz komunikację między kabiną a stanowiskiem realizatora. Organizator powinien także przygotować procedurę szybkiej wymiany odbiornika, aby usterka jednego urządzenia nie pozbawiła uczestnika dostępu do programu.
Jak prowadzić komunikację z zagranicznymi uczestnikami?
Kontakt z gośćmi zaczyna się przed ich wejściem do obiektu. Zaproszenie, strona rejestracyjna i agenda powinny jasno wskazywać główny język spotkania, dostępne tłumaczenia oraz sposób odbioru słuchawek. Na miejscu potrzebne są czytelne oznaczenia punktu rejestracji, sal, szatni i stref programu w wersjach dopasowanych do odbiorców. Firma eventowa może przygotować krótką instrukcję wyboru kanału i umieścić ją przy wydawaniu sprzętu. Osoby obsługujące gości powinny wiedzieć, w jakich językach mogą udzielać informacji. Oznaczenia umieszczone na identyfikatorach ułatwią znalezienie właściwego pracownika. Jeśli zmieni się godzina wystąpienia lub numer sali, aktualizację trzeba przekazać równocześnie we wszystkich używanych wersjach. Kompleksowa organizacja eventów obejmuje więc także kontrolę spójności komunikatów w wiadomościach, materiałach drukowanych i oznakowaniu obiektu.
Dobrze przygotowane zaplecze językowe pozwala wszystkim gościom uczestniczyć w konferencji na podobnych zasadach. Powierz organizację wydarzenia zespołowi, który połączy program, tłumaczenia, technikę i obsługę uczestników w jeden spójny proces.
