Sama obecność kilkudziesięciu przedstawicieli jednej branży w tym samym miejscu jeszcze nie prowadzi do wartościowych rozmów biznesowych. Program wypełniony prezentacjami może zostawić zbyt mało czasu na poznanie innych uczestników, z kolei luźny event bez części eksperckiej może nie dawać dobrego punktu wyjścia do rozmowy. Zapraszamy do lektury.
Kiedy organizacja konferencji biznesowych powinna obejmować networking?
Połączenie części konferencyjnej z networkingową sprawdza się szczególnie wtedy, gdy w wydarzeniu uczestniczą przedstawiciele firm działających w tej samej branży lub w powiązanych sektorach. Takie spotkanie może ułatwić rozmowy z potencjalnymi klientami, dostawcami i partnerami technologicznymi. Dotyczy to między innymi spotkań branżowych, premier rozwiązań dla biznesu i kongresów eksperckich kierowanych do określonej grupy decydentów. Organizacja konferencji biznesowych powinna jednak zaczynać się od określenia profilu gości. Jeśli uczestnicy reprezentują zupełnie różne środowiska i mają niewiele wspólnych interesów zawodowych, strefa przeznaczona na rozmowy może pozostać słabo wykorzystana. Dlatego przed wyborem atrakcji lepiej odpowiedzieć na pytanie: kto z kim ma mieć powód do rozmowy? To pozwala ocenić, czy networking rzeczywiście wspiera cel wydarzenia, czy jedynie wydłuża jego program.
Czy cel konferencji biznesowej uzasadnia część networkingową?
Sam profil uczestników konferencji biznesowej jeszcze nie przesądza o tym, że część networkingowa będzie potrzebna. Znaczenie ma również rezultat, którego oczekuje organizator. Jeśli wydarzenie ma dać przestrzeń na rozmowy sprzedażowe lub pomóc w znalezieniu partnerów do projektu, kontakt między uczestnikami powinien być jednym z elementów programu. Inaczej wygląda sytuacja podczas wydarzenia nastawionego głównie na przekazanie wiedzy lub prezentację zmian wewnątrz organizacji. Wtedy rozbudowany networking może odciągać uwagę od głównego celu spotkania.
Jak połączyć część merytoryczną i relacyjną konferencji biznesowej?
Dobrym momentem na rozpoczęcie networkingu jest etap, gdy uczestnicy mają już wspólny kontekst po prezentacjach, panelu lub debacie. Rozmowa może wtedy zacząć się od konkretnego problemu poruszonego na scenie zamiast od przypadkowej wymiany wizytówek. Organizacja i obsługa konferencji biznesowej powinna uwzględniać tę zależność już podczas tworzenia harmonogramu. Blok rozmów można zaplanować po zakończeniu głównej części programu, podczas wieczornego spotkania w tej samej lokalizacji albo w wydzielonej strefie dostępnej pomiędzy wybranymi punktami agendy. Trzeba przy tym uważać na nadmiar atrakcji. Jeżeli po kilku godzinach wystąpień goście otrzymują jeszcze rozbudowany program rozrywkowy, kontakty biznesowe łatwo schodzą na dalszy plan. Czas na przerwy i networking powinien więc powstać równolegle z częścią sceniczną, a nie zostać dopisany po zamknięciu harmonogramu.
Jak ułatwić networking przy dużej liczbie uczestników konferencji biznesowej?
Przy dużej liczbie uczestników samo wydłużenie przerwy może jednak nie wystarczyć. Jeśli goście nie wiedzą, kto reprezentuje interesującą ich branżę lub zakres usług, dodatkowy czas nie ułatwi znalezienia właściwego rozmówcy. Przy większej liczbie gości organizator może wydzielić strefy tematyczne, np. dla dostawców, potencjalnych klientów lub partnerów technologicznych. Może też zaplanować krótkie sesje networkingowe, podczas których uczestnicy są łączeni według branży, zakresu usług albo celu rozmowy.
Dobrze zaplanowany networking powinien wynikać z profilu uczestników i celu konferencji biznesowej, a jego forma odpowiadać skali wydarzenia. Wówczas ona staje się integralną częścią programu spotkania, zamiast pełnić funkcję dodatkowej atrakcji bez wyraźnego uzasadnienia.
